Mapeamento e Melhoria: veja como os processos podem fazer a diferença na sua empresa.

Mapeamento de processos é uma forma de planejar e gerenciar um fluxo de trabalho, utilizando ferramentas visuais, em documentos que mostram como as tarefas devem acontecer e quais passos devem ser seguidos para que aconteçam do jeito certo e tragam resultados positivos.

Esse recurso também é conhecido como fluxograma, gráfico de processos, diagrama de fluxo de trabalho, entre outros. Mas independente de como é chamado, o objetivo é o mesmo: simplificar e documentar as etapas dos trabalhos de uma empresa.

O grande benefício do mapeamento de processos é eliminar o ruído nas informações e solucionar grande parte de falhas de projetos e operações de empresas, definindo-os de forma clara e objetiva.

O mapeamento de processos funciona mostrando ao gestor todos os detalhes que compõem a engrenagem da empresa, elencando o que cada colaborador faz, bem como suas responsabilidades, além de demonstrar a lógica sequencial do processo e o prazo de cada tarefa.

Dessa forma, tudo pode ser gerenciado de modo mais eficaz e transparente, melhorando a comunicação e evitando as falhas entre os departamentos.

Isso se dá quando a equipe de gestão determina os objetivos da empresa e também de cada processo documentado. Depois, é necessário que sejam identificados os outputs, ou seja, as entregas referentes a cada processo. É preciso, sim, ser bastante detalhista. Quanto mais o seu mapeamento refletir a realidade da empresa, mais eficaz ele será.

Essas entregas o ajudarão a visualizar a importância que têm na cadeia produtiva da empresa, ou seja, como elas compõem o seu produto ou serviço final. Depois disso, é necessário reconhecer os clientes do processo e o papel de cada um deles e documentar os inputs, ou seja, as entradas e elementos que são modificados no decorrer do processo para compor a cadeia produtiva.

Depois de tudo observado, é hora de documentar e, finalmente, finalizar seu fluxograma. Uma ideia é utilizar uma ferramenta de gestão capaz de automatizar e simplificar todas essas tarefas.

Quais as vantagens de mapear processos?

1. Identificação de gargalos
   O mapeamento de processos ajuda o gestor a identificar os gargalos operacionais, que podem prejudicar significativamente qualquer capacidade produtiva de uma empresa. Eles são capazes de atrasar os produtos finais, tornar os clientes insatisfeitos, esgotar os colaboradores, e dificultar o alcance das metas.

2. Controle do processo produtivo
   Com a documentação das etapas, é possível reduzir os custos, diminuir a complexidade das ações e resolver problemas, como falha na integração e atividades redundantes.Isso torna possível uma análise crítica das tarefas que não agregam valor ao serviço final, fazendo com que você exclua ou enxugue etapas que diminuem a produtividade da empresa.

3. Padronização do processo
   Com uma padronização de processos você define os parâmetros e especificações que aumentam a produção, a segurança e a qualidade de cada etapa, resultando, também, na padronização do produto ou serviço final.
   Isso ajuda na redução de custos, no fluxo de comunicação, na segurança e na eliminação de erros técnicos e comerciais.

4. Aumento da produção
   Uma vez que você documenta tudo o que deve ser feito para atingir o seu objetivo, fica mais fácil otimizar e aumentar a eficácia da sua linha de produção.Quando você repensa seus fluxos, elimina etapas problemáticas e cria novas formas de atingir seus resultados. No final, com essas melhorias, você aumenta a receita e diminui as despesas da sua organização.

5. Melhora da qualidade
   Quando um cliente contrata um produto ou serviço, ele quer algo rápido, eficaz, padronizado e em concordância com o que já teve acesso. O mapeamento de processos é capaz de tudo isso, já que otimiza as etapas e transforma o seu produto ou serviço em algo certeiro e de acordo com as expectativas do cliente.

Identificar as etapas que resultam no seu produto ou serviço final é essencial para corrigir erros e aumentar a rapidez e a segurança do seu trabalho.

Por isso, aposte na criação de processos para destacar a sua empresa no mercado.